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用EXCEL轻松的准备考前工作

[导读]大年夜考期近,主任要求“考务事情必须电子化”,为了万无一掉,还特意供给给班主任一份考务事情流程图:考前:考场编排→打印单科成就册→打印考场记录单→打印准考证号考后:录入各科成就→谋略总分、匀称分并排定名次→统计各科分数段人数、及格率、优秀率及综合指数→打印各类统计报表→制作各科统计阐发图表

大年夜考期近,主任要求“考务事情必须电子化”,为了万无一掉,还特意供给给班主任一份考务事情流程图:

考前:考场编排→打印单科成就册→打印考场记录单→打印准考证号

考后:录入各科成就→谋略总分、匀称分并排定名次→统计各科分数段人数、及格率、优秀率及综合指数→打印各类统计报表→制作各科统计阐发图表

既然义务已经明确,先把考前的筹备事情做好吧!详细事情包括:考场编排→打印单科成就册→打印考场记录单→打印准考证号

1、单科成就册的体例和准考证号的自动体例

(1)我认真的班级此次考试共7门课程,为了区分科目,只需在EXCEL表头处设置“科目”、“班级”和“任课西席姓名”等。考生的姓名可以从门生学籍表中提取,考号若何体例和处置惩罚呢?为了今后登分和查找方便,考号基础按学籍号顺序把全部年级的考号放在一路编码。编码由两部分组成:①考场编号(三位数字),②班内顺序号(三位数字)。为了加快录入速率,分手把它们放在两列中,这样可以分手进行添补。

(2)新建事情表“考场编号”(如图1),从门生学籍表中复制“姓名”列置于该表A列,首先设置B(准考证号)、C(班内编号)、D(考场编号)列的数据款式为文本要领。

(3)在B2单元格输入公式“=D2&C2”(此中的“&”为连接运算,将“考场编号”和“班内编号”连接成一个字符串),用鼠标选中B2单元格,将鼠标指向该区域右下角的添补柄,双击鼠标(这可是本人总结出来的最快的添补措施,下称“双击添补法”)即可将该公式自动添补至着末一个考生(由于此时还没有在C、D列输入数据,暂时B列中数据也没有呈现)。在C2单元格中输入“001”,C3单元格输入“002”,用鼠标拖动区域C2:C3,将指向该区域右下角的添补柄,用上述“双击添补大年夜法”即可对全班门生顺序编号。然后每隔30人(一个标准考场)插入一空行,在D2和D3单元格中整个输入“001”,同样用“双击添补大年夜法”迅速将第一考场的编号整个添补。此时B2:B31单元格已经整个自动填上了考生的准考证号。对第二考场,只需在D33和D34格中输入“002”,并向下添补即可。

2、打印考场记录单

考场记录单是供监考西席监考时核对考生数目和身份时用的。在上述“考场编号”事情表中,使用Excel的“分类汇总”功能,可以快速方便的达到这一目的。操作步骤如下:

(1)在表中单击任一数据单元格,在“数据”菜单中,单击“分类汇总”敕令。

(2)在“分类字段”下拉列表框中,单击必要用来分类汇总的数据列(“考场编号”列)。

(3)在“汇总要领”下拉列表框中,选择“计数”。

(4)在“选定汇总项(可有多个)”框中,复选“考场编号”框。

(5) 复选“每组数据分页”选项,以便每个考场单打印一页。其他两项“调换当前分类汇总”和“汇兑结果显示在数据下方”可根据环境选定。

(6)单击[确定],考场记录单就已经做好了(如图2)。

(7)为了使每一页都打印同样的表头:“2001年期末考试 第X考场 考场单”,单击菜单“文件→页面设置→页眉/页脚→自定义页眉(C)……”,进行相关设置。为了加倍美不雅,在“页面设置”的“页边距”窗口复选“水平居中”和“垂直居中”,并定义好纸张的大年夜小。

阐明:

(1)“分类汇总”前,必须按“考场编号”列排序,本例中已经是排好顺序的。

(2)对“分类汇总结”的结果不知足时,可以清除“分类汇总”,Excel将同时清除分级显示和插入“分类汇总”时孕育发生的所有自动分页符。 措施是:单击任一单元格,在“数据”菜单中,选择“分类汇总”敕令,单击[整个删除]按钮。

3、打印准考证号码条

准考证号码条一样平常粘贴在课桌左上角,供考生探求自己的座位用,以前主要靠手工抄录的措施完成。这里我用Word的“邮件合并”功能奇妙地完成了这一义务。措施如下:

启动Word 2000,履行“对象”菜单下的“邮件合并”敕令,弹出“邮件合并赞助器”,首先在当前窗口创建一个邮件标签。依次点击“创建→邮件标签→活动窗口”,然后点击[获取数据]按钮,鄙人拉列表中选“打开数据源”,在文件类型列表框中把文件类型改为“MS Excel事情簿”,打开刚才“考场编号”事情表,按[确定]按钮。接着设置主文档,点击[新建标签]按钮,弹出如图3所示“新建自定义标签”对话框。

在“标署名称”文本框中填上“座位号”,在“页面尺寸”下拉列表框中选“A4横向”。按[确定]按钮,呈现“创建标签”对话框。点击“插入合并域”,插入“准考证号”、“姓名”两个域,按[确定]按钮,着末按[合并]按钮。

好,现在的考前筹备事情基础完成,只等考试成就出来了!

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